Leden/ medewerkers import
Gebruik de importfunctie om leden en/of medewerkers in één keer aan te maken, bijvoorbeeld als je migreert naar Sessy.
Ledenimport introductie
Met de importfunctionaliteit kun je leden aanmaken, bijvoorbeeld om leden uit je bestaande app te migreren door de gebruikersgegevens te importeren. Gebruikersaccounts worden aangemaakt, inclusief abonnementsgegevens (indien nodig).
De leden krijgen niet automatisch een melding. Op deze manier kun je de migratie voorbereiden, controleren of de gebruikers correct zijn aangemaakt, en een mededeling sturen als je klaar bent voor de leden om de app kunnen gaan gebruiken.
Naast ledenimport kan deze functionaliteit gebruikt worden om medewerkers aan te maken die geen lid zijn en als gevolg daarvan geen normaal abonnement nodig/gewenst hebben.
Leden importeren
De stappen om leden/medewerkers te importeren:
- Ga naar “Leden/medewerkers importeren” op de “Instellingen” pagina
- Klik op de knop " Template ophalen" om het importtemplate Excel-bestand te downloaden
- Vul de verplichte velden in: Voornaam, achternaam, e-mail, startdatum
- Vul optionele velden indien nodig/beschikbaar
- Sla het template op
- Ga terug naar Sessy en klik op de knop “Importeren”.
- Zoek en selecteer in het verkennervenster het importtemplate en klik op “Openen”.
Sessy zal het importbestand verwerken. Voordat er leden worden aangemaakt, worden de gegevens in het importbestand gevalideerd. Als er problemen zijn, worden er geen leden aangemaakt. Het aanmaken van meerdere leden kan even duren, afhankelijk van het aantal leden en je internetsnelheid.
Sessy opent na afloop een dialoogvenster met het uitvoerlog, met daarin:
- Een lijst van alle gevalideerde leden
- Indien van toepassing: Eventuele fouten gevonden in de invoergegevens
- Indien geen fouten in de invoergegevens: Een lijst van alle aangemaakte leden
- Een optie om de inhoud van het log naar het klembord te kopiëren (klik op het “Klembord” pictogram)
- Een optie om het log te downloaden (klik op het “Download” pictogram)
Lees aandachtig bij eventuele fouten. De foutmelding legt uit wat er in het importbestand moet worden aangepast voor een succesvolle import.
Abonnementen toevoegen
Als er geen abonnement is toegevoegd in het Excel-bestand, zal de gebruiker zich handmatig moeten abonneren voordat hij/zij kan deelnemen aan sessies (het importeren van abonnementen wordt alleen ondersteund met betaalmethode ‘SEPA Incasso Export’, want met Stripe moeten gebruikers zelf een abonnement aanmaken).
Om een abonnement aan een lid toe te voegen:
- Zorg ervoor dat het abonnement bestaat in de backend
- Gebruik de exacte naam van het abonnement in kolom J
- Kies een startdatum waarop het abonnement actief moet worden
- Vul de IBAN-rekening en naam in om ervoor te zorgen dat de betaling geïnd kan worden
Leden informeren
Leden krijgen geen melding van hun nieuwe account:
- Zo kun je kiezen wanneer en hoe je de migratie aan je leden communiceert
- Communiceer aan je leden waar ze de app kunnen downloaden
- En dat ze hun e-mailadres kunnen gebruiken om in te loggen
- De eerste keer dat ze proberen in te loggen, ontvangen ze een e-mail om hun wachtwoord te resetten, zodat ze hun wachtwoord kunnen kiezen
- Daarna kunnen ze eventueel hun abonnement kiezen
Werknemer(s) importeren
Vul de kolom “Employee?” in met Ja om de gebruiker backend toegang te geven, of Nee/leeg laten voor standaard lidmaatschapstoegang.