Betalingen innen

Beheer de inningsmethode voor betalingen en de bijbehorende instellingen.

Inningsmethode voor betalingen #

Je inningsmethode voor betalingen bepaalt de manier waarop je betalingen voor abonnementen, eenmalige aankopen en winkelartikelen van je leden int. Sessy heeft twee opties beschikbaar, die elk hieronder in meer detail worden beschreven.

1. Stripe #

Gebruik een Stripe-account om betalingen van leden te verzamelen. Stripe is een betalingsverwerkingsplatform dat alle benodigde informatie en de betalingen van je leden verzamelt. Vervolgens betaalt Stripe het ontvangen geld uit op je rekening. Met Stripe kun je meerdere betalingsmogelijkheden aan je klanten aanbieden (waaronder creditcard en SEPA-incasso’s). Als je Stripe als incassomethode kiest, word je doorverwezen naar de Stripe website om een Stripe account aan te maken die verbonden is met je Sessy backend account. Voor meer informatie over Stripe functionaliteit en prijzen: Ga naar Stripe →.

Stripe account instellen #

Om Sessy in te stellen voor Stripe:

• Ga naar de “Algemene instellingen” op de Instellingenpagina
• Klik op het pictogram “Potlood” naast de optie “Betalingsmethode leden” om het dialoogvenster voor de betalingsmethode te openen
• Selecteer in de keuzelijst bovenaan “Stripe”
• Lees de instructies (of de informatie hieronder) zorgvuldig door
• Klik op “Koppel Stripe account”
• Je wordt doorgestuurd naar Stripe. Volg de instructies om je aan te melden met een bestaande Stripe-account of om een nieuwe account aan te maken. Vul daarna de gevraagde gegevens over je bedrijf in

Kijk na deze stappen op de pagina “Instellingen”. De “betalingsmethode leden” zou nu de status “Actief” moeten hebben. Als de instelling als onvolledig wordt weergegeven, ga dan naar je Stripe dashboard om de openstaande acties te controleren (klik op het “Potlood” pictogram om het betalingsdialoogvenster te openen en klik dan op “Ga naar Stripe account”).

Er zijn daarna een paar extra instellingen om te voltooien bij het instellen van je Stripe account:

• Klantportaal: Het klantportaal van Stripe geeft klanten de mogelijkheid om hun eigen betaalgegevens te beheren. Dit klantportaal moet geactiveerd worden door de instellingen op te slaan. Ga naar Stripe klantportaal instellingen →. Controleer en wijzig daar je instellingen indien gewenst en klik op “Wijzigingen opslaan”. Daarna is het klantportaal geactiveerd. Let op: De instellingen onder het kopje “Abonnementen” moeten uitgeschakeld blijven. Leden kunnen abonnementen opzeggen en/of wijzigen via de app en mogen dat niet doen via het Stripe klantportaal, dit wordt namelijk niet goed verwerkt in Sessy.
• Betalingsmethoden: Kies welke betaalmethoden je wilt inschakelen voor je klanten. Ga naar de “Betaalmethoden” onder de instellingenpagina in Stripe om de lijst te bekijken. Neem contact met ons op als je een betalingsmethode wilt gebruiken die geblokkeerd is. Ga naar Stripe betaalmethode instellingen →.
• Branding: Pas aan hoe de Stripe-pagina’s en documenten eruitzien en aanvoelen om ze af te stemmen op je branding en kleurenschema. Ga naar Stripe branding instellingen →.

Instellingen voor verbruiksartikelen #

Als je “verbruiksartikelen in het abonnement” inschakelt, wordt een tweede abonnementsartikel toegevoegd aan elke klant die zich inschrijft. De maandelijkse prijs van deze abonnementspost wordt gebaseerd op het werkelijke ‘gemeten gebruik’ van specifieke producten/diensten die je aan je klant aanbiedt. Dit kan van alles zijn, variërend van koffie, energierepen, maar ook merchandise zoals t-shirts (alles gedefinieerd onder “Winkel items (producten/diensten)” op de Instellingen pagina). Door deze instelling in te schakelen hoeven leden niet voor elk gekocht artikel apart te betalen. In plaats daarvan zullen deze artikelen worden toegevoegd aan de maandelijkse betaling van hun abonnement. De beschrijving van de verbruiksartikelen is zichtbaar voor je leden als ze zich abonneren, zorg ervoor dat de naam een duidelijke en beknopte naam geeft die je leden zullen begrijpen. Opmerking: Het inschakelen van deze instelling verandert alleen voor nieuwe leden, bestaande abonnementen worden niet gewijzigd.

Stripe account beheren #

Om je Stripe instellingen te beheren: Ga naar Stripe dashboard →.

Sommige items worden beheerd vanuit Sessy en bijgewerkt in Stripe via onze integratie. Deze items mogen niet handmatig worden gewijzigd in Stripe. Specifiek:

• Producten: Abonnementstypen in Sessy worden automatisch gesynchroniseerd in Stripe en heten daar “Producten”. Voeg/ wijzig/ verwijder producten niet direct in Stripe als je deze binnen Sessy wilt gebruiken. Deze acties moeten worden uitgevoerd vanuit Sessy
• Klanten: Klanten in Stripe worden aangemaakt als een lid zich voor het eerst inschrijft. Maak klanten niet handmatig aan als je wilt dat de klant met Sessy werkt
• Abonnementen: Abonnementen worden automatisch toegevoegd aan een Stripe Klant (gebaseerd op een Stripe “Product”) wanneer een lid zich inschrijft. Als een lid zijn abonnement in Sessy wijzigt, wordt het automatisch bijgewerkt in Stripe. Abonnementen daarom niet handmatig toevoegen/wijzigen in Stripe
• Metadata: Metadata wordt door Sessy aangemaakt op verschillende objecten in Stripe (bijv. Abonnementen en Producten). De metadata wordt aangemaakt om ervoor te zorgen dat Stripe en Sessy met elkaar kunnen ‘praten’. Verander de metadata in Stripe niet

2. SEPA automatische incasso export #

Gebruik de bankrekening van je bedrijf om betalingen van leden te innen via SEPA-incasso’s. Admin-gebruikers kunnen een betalingsbatch in PAIN.008 formaat aanmaken die in de online bankomgeving kan worden geïmporteerd voor verwerking (PAIN.008 is het standaard formaat voor SEPA incasso betalingsbestanden). Het resulterende verwerkingsoverzicht van de bank kan vervolgens weer worden geïmporteerd om de betaalstatus in Sessy actueel te houden. De Sessy app verzamelt de vereiste IBAN rekeninginformatie van je leden, maar jij bent verantwoordelijk voor het verzamelen van de vereiste incassomachtigingen van je leden en de goedkeuring van je bank om automatische incasso’s te innen.

SEPA export instellen #

Standaard staat de betaalmethode al op “SEPA incasso export”. Om deze functionaliteit te gaan gebruiken is het echter nodig om enkele aanvullende gegevens in te vullen:

• Ga naar de pagina Instellingen
• Klik op het pictogram “Potlood” naast de optie “Betalingsmethode leden” om het dialoogvenster voor de betalingsmethode te openen
• Vul het IBAN rekeningnummer in dat je gaat gebruiken om de SEPA incasso’s te innen (klik op het “Potlood” icoon en “Opslaan” icoon).
• Vul de naam van de IBAN rekening in
• Vul je KvK-registratienummer in

Bepaal ook welke opzeg- en overstaptermijnen je bij je abonnementen wilt gebruiken.

• Annuleringsperiode: Hoe lang na het annuleringsverzoek moet het abonnement worden opgezegd?
• Overstapperiode: Mogen leden zonder vertraging (onmiddellijk) kunnen wisselen tussen abonnementen of moet er een periode zitten tussen het overstapverzoek en het moment dat het abonnement daadwerkelijk verandert?

Controleer na deze stappen op de pagina “Instellingen”. De “Betalingsmethode leden” zou nu de status “Actief” moeten tonen.

Om de SEPA automatische incasso export functionaliteit te gaan gebruiken, lees meer over betalingen →

Van betaalmethode wisselen #

Als je van betaalmethode moet wisselen en al actieve leden hebt, lees dan deze instructies volledig voordat je actie onderneemt. Voer de stappen uit zoals hieronder beschreven om de gevolgen voor je leden te minimaliseren en het risico op mislukte betalingen en/of dubbele betalingen te verkleinen.

Van Stripe naar SEPA export #

Overschakelen van Stripe naar SEPA incasso export. Voordat je de betalingsmethode verandert, is het van cruciaal belang de volgende stappen uit te voeren:

1. toestemming krijgen van je bank om SEPA-incasso’s uit te voeren
2. verzamel bankrekeninggegevens en incassomachtigingen van al je leden
3. bereid een importbestand voor met de bankgegevens van je leden (zie ledenimport onder instellingen voor sjabloon en instructies).

Als alles is voorbereid, moeten de volgende stappen direct na elkaar worden uitgevoerd om dubbele kosten voor je leden te voorkomen. De stappen:

1. annuleer de actieve abonnementen in Stripe (selecteer om onmiddellijk te beëindigen)
2. verander de betalingsmethode in SEPA Automatische Incasso op deze pagina
3. importeer de bankgegevens (zie ledenimport onder instellingen)
4. vul de vereiste IBAN- en kvk-gegevens in om betalingsexportbestanden te kunnen maken (zie onder algemene instellingen –> leden betaalmethode).

Als alles correct is ingesteld, kun je ervoor kiezen om je Stripe-account los te koppelen/af te sluiten (of open te laten voor andere doeleinden, dit bepaal je zelf).

Van SEPA export naar Stripe #

Overschakelen van SEPA incasso export naar Stripe: Na het wijzigen van de betaalmethode naar ‘Stripe’ en het instellen van een gekoppelde Stripe rekening, zullen alle betalingen voor nieuwe leden onmiddellijk via Stripe lopen.

Abonnementen van bestaande leden worden echter niet automatisch gemigreerd. Na het veranderen van de betaalmethode en het instellen van Stripe zullen alle bestaande leden zich opnieuw moeten aanmelden voor een abonnement, nu via stripe. Dit kunnen de leden doen door in de app te gaan naar de instellingen pagina en via “Abonnement: Abonnement wijzigen/ aanschaffen” het gewenste abonnement te selecteren. De klant zal dan worden doorgestuurd naar de Stripe checkout pagina voor het overzetten van het abonnement naar Stripe.

Dit kunnen ze doen in de instellingen van de app (onder wijzig abonnement) nadat je de instelling in Stripe hebt voltooid. Bestaande leden kunnen nog steeds hun bestaande abonnement blijven gebruiken tijdens de overstapperiode. Je zult ook nog steeds automatische incasso-betalingsbatches kunnen aanmaken voor de leden die nog niet naar Stripe zijn overgestapt. Het verdient echter aanbeveling om deze periode zo kort mogelijk te houden (bij voorkeur minder dan 1-2 maanden).

Bij het aanmaken van je Stripe-account is het belangrijk om zo snel mogelijk na de overstap naar Stripe alle stappen te doorlopen, waaronder e-mailvalidatie en identificatie. Controleer na het aanmaken van je account of er openstaande posten worden getoond op de Stripe dashboardpagina.

3. Offline betalingen #

Met deze derde betaalmethode is het mogelijk om betalingen te innen van klanten buiten het Sessy-platform om. Je bent geheel vrij in de keuze welke methode je gebruikt. Wanneer klanten zich abonneren op je bedrijf via de ledenapp op Android of iOS, krijgen ze geen formulier te zien waarin ze hun betalingsgegevens moeten opgeven. In plaats daarvan wordt er in de Sessy-backend een taak aangemaakt voor een medewerker om de betaling te bevestigen/verwerken. Nadat de medewerker bevestigt dat deze stap is voltooid, wijst Sessy automatisch het gekozen abonnement toe aan het lid en kan hij/zij beginnen met het inschrijven op sessies.