Betalingen

Overzicht van inkomsten en betalingen.

Omzet #

Overzicht van recente maanden #

Het eerste wat getoond wordt als je naar de pagina “Betalingen” navigeert is een overzicht van recente periodes (maanden) met:

• de totale omzet in die periode (abonnementsinkomsten, betalingen voor eenmalige sessies, winkelitems)
• het onbetaalde bedrag

Eenmalige betalingen en winkelitems worden aan de inkomsten toegevoegd als de betaling wordt uitgevoerd. De omzet uit abonnementen moet worden ‘ververst’ voor een volledig/nauwkeurig overzicht. Het wordt berekend voor dat betreffende moment.

Gebruik de balk “Zoeken” om te filteren op basis van de periode.

Vernieuw de omzet van abonnementen #

Klik op het “drie verticale stippen” pictogram op de tegel “Omzet” om een lijst te tonen met de opties om de omzet te vernieuwen. Selecteer de periode waarvoor je de omzet uit abonnementen wilt laten (her)berekenen.

Herberekenen kan op elk moment in een periode om de werkelijke omzet op dat moment te berekenen. Om de definitieve omzet voor de periode te berekenen, draai je de functie Vernieuwen nog een laatste keer na afloop van de periode.

Details omzet maand #

Klik op een periode om een overzicht te zien van de omzet in die periode. Het overzicht toont:

• De naam van het lid
• Het te betalen bedrag (elke aankoop wordt afzonderlijk getoond, meerdere posten voor een lid in een periode zijn mogelijk)
• Of het bedrag betaald is of niet

Gebruik de “Zoek” balk om te filteren op een specifiek lid.

Details van de omzet #

Klik op een omzetitem om de details van dat item te zien, met:

• Naam lid
• Bedrag
• Omzettype (abonnement, eenmalige aanschaf sessie, winkelitems)
• Beschrijving (bijv. naam van het abonnement, naam van het winkelitems)
• Betaald (false/ true)
• In behandeling (waar als het item momenteel is opgenomen in een betalingsbatch)
• Betaald bedrag
• Startdatum/einddatum (alleen van toepassing bij abonnementen)

Als een abonnement binnen de geselecteerde periode is begonnen of beëindigd wordt dit aangegeven door de startdatum/einddatum. De omzet (en het te betalen bedrag) wordt berekend op basis van het aantal dagen dat het abonnement in die periode actief was. Dit is van invloed op SEPA automatische incasso export betalingen, maar niet op Stripe betalingen:

• SEPA export: Voer je betalingsbatch voor een bepaalde maand uit nadat de maand is afgelopen (bijv. voer een betalingsbatch voor de omzet in maart uit op 1 april). Daardoor zullen de eerste en laatste betaling van een ledenabonnement gedeeltelijke betalingen zijn voor de actieve dagen in die maanden (tenzij het ledenabonnement precies op het einde van de maand begon/beëindigde).
• Stripe: Betalingen voor terugkerende abonnementen worden automatisch maandelijks uitgevoerd door het Stripe platform, op basis van de startdatum van het abonnement (bijv. bij een startdatum van 15 maart zal de volgende betaling rond 15 april zijn). Ervan uitgaande dat je een opzegtermijn van 1 maand hebt, zullen er geen gedeeltelijke abonnementsbetalingen zijn.

Ga voor meer details over deze methoden naar Instellingen betaalmethode klanten →

Omzet item wijzigen #

Klik in het “Potlood” pictogram om een omzet item te bewerken (alleen Admin leden).

De volgende velden kunnen worden aangepast:

• Bedrag: Pas het bedrag van de omzetpost aan als er een fout is opgetreden
• Betaald bedrag: Pas het betaalde bedrag aan als een betaling is ontvangen via een andere methode dan de standaardmethode

Het veld “Reden voor aanpassing” is verplicht. Vul dit veld in met een duidelijke beschrijving van de reden voor de aanpassing. Alle wijzigingen worden opgeslagen, inclusief wie de wijziging heeft aangebracht, voor toekomstige referentie.

Zodra een wijziging is aangebracht, verschijnt er een waarschuwingspictogram op het detailformulier van de omzet. Klik hierop om een log te openen met alle wijzigingen die zijn aangebracht.

Betalingen #

Klik op de tegel “Betalingen” om een lijst van betalingsbatches te tonen.

Het scherm toont een lijst van alle lopende betalingsbatches met:

• Uitvoerdatum/tijd: Datum en tijd waarop deze betalingsbatch is aangemaakt
• Bedrag: Totaal incassobedrag opgenomen in de betalingsbatch
• Status: De status van de batch

De volgende statuscodes zijn beschikbaar:

• draft: De batch is aangemaakt, maar nog niet geëxporteerd
• geëxporteerd: De batch is geëxporteerd, maar het vereffeningsbestand van de bank is nog niet geïmporteerd
• settled: De vereffening van de bank is geïmporteerd in Sessy.

Maak een betalingsbatch aan #

Klik op het “drie verticale stippen” pictogram op de tegel “Betalingen” om een lijst te tonen met de opties voor het aanmaken van een betalingsbatch. Een betalingsbatch kan worden aangemaakt voor de laatste 7 periodes (normaal gesproken zou dit niet zo ver terug in de tijd nodig moeten zijn, omdat alle uitstaande betalingen dan afgehandeld zouden moeten zijn).

Kies ervoor om:

• Een batch uit te voeren voor een specifieke periode, om betalingen voor alle onbetaalde omzetposten binnen die periode op te nemen
• Een batch voor alle perioden uit te voeren, die betalingen bevat voor alle onbetaalde omzetposten van voorgaande perioden. Normaal gesproken zou het voldoende moeten zijn om een batch voor een specifieke periode uit te voeren. Maar als sommige betalingen in de vorige periode mislukt zijn, kan het zinvol zijn om die in de volgende batch op te nemen.

Als je naar de weergave “Omzet” navigeert, kun je voor elke periode het onbetaalde bedrag zien en beslissen wat de beste optie is.

Na het selecteren en aanklikken van de optie toont het systeem een uitvoerlog met:

• Een overzicht van alle omzetposten die aan de betalingsbatch zijn toegevoegd (per periode)
• Of er al dan niet fouten zijn opgetreden
• Een optie om de inhoud van het log naar het klembord te kopiëren (klik op het “Klembord” pictogram)
• Een optie om het log te downloaden (klik op het pictogram “Download”)

Details betalingsbatch #

Klik op een betalingsbatch om de details te zien. De volgende informatie is beschikbaar:

• De datum/tijd waarop de batch is uitgevoerd
• Batch-id (unieke identificatiecode)
• Exportdatum (null als het nog niet geëxporteerd is)
• Verwerkt datum (null als het vereffeningsbestand nog niet is geüpload)
• Een lijst van de opgenomen betalingen in de batch: Naam, bedrag en betalingssucces (n.v.t. indien nog niet vereffend)

Gebruik de zoekbalk om de lijst te filteren op een lidnaam.

Details van het betalingsitem #

Klik op een specifiek item in de lijst met betalingen in een betalingsbatch om de details van het betalingsitem te zien. De volgende informatie is beschikbaar:

• Naam van het lid
• Bedrag van de betaling
• Of de betaling geslaagd is of niet (n.v.t. indien nog niet vereffend)
• Beschrijving (bevat de periode waarop de betaling betrekking heeft)
• IBAN-rekeningnummer
• Naam IBAN rekeninghouder
• Details(items): Een lijst van alle omzetposten die in de betaling zijn opgenomen

Betaling uitvoeren #

Selecteer de batch die je wilt verwerken. Klik op het pictogram “Download” om de betalingsbatch te exporteren. Er wordt een PAIN.008 XML-bestand gedownload dat voldoet aan de SEPA-standaard voor automatische incasso. Dit bestand kun je vervolgens uploaden in je bankomgeving. Volg de instructies van je bankomgeving voor het uploaden, autoriseren en uitvoeren van de betalingen.

Afwikkelingsbestand verwerken #

Na het uitvoeren van een betalingsbatch met de SEPA incasso PAIN.008 standaard moet je bank een betaalstatusbericht produceren, een logbestand gebaseerd op de PAIN.002 standaard. Download het XML-bestand van je bankomgeving.

Open in Sessy de pagina Betalingen, klik op de tegel Betalingen en selecteer de betalingsbatch die je aan het verwerken bent. Klik op het pictogram “Uploaden” om het XML-bestand te importeren. Het systeem zal de betalingsstatus bijwerken van alle omzetitems die in de betalingsbatch zijn opgenomen (als een betaling is gelukt wordt deze gemarkeerd als betaald, als de betaling is mislukt wordt deze gemarkeerd als onbetaald). Na de verwerking wordt een log getoond met alle aangebrachte wijzigingen:

• Een overzicht van alle omzetposten die zijn bijgewerkt
• Of er al dan niet fouten zijn opgetreden
• Een optie om de inhoud van het log naar het klembord te kopiëren (klik op het “Klembord” pictogram)
• Een optie om het log te downloaden (klik op het pictogram “Download”)